必要な情報を探しづらい
マニュアル、申請書、社内告知の保管場所が部署ごとに異なっていました。
Case Study
サービス業社内ポータルで 情報共有の迷いを解消
マニュアルや申請書、社内告知の置き場所が部署ごとに異なり、管理部門への確認が集中していた企業様。社内ポータルの情報設計と更新ルールを見直し、迷わず探せる導線へ整理しました。
プロジェクト概要
- 業種
- サービス業（店舗・施設運営）
- 従業員規模
- 100〜200名
- 支援内容
- 業務フロー設計 / システム導入・DX支援
- 支援期間
- 5か月
導入前の課題
情報の置き場所が統一されず、現場スタッフと管理部門の双方に確認負担が生じていました。
問い合わせが管理部門に集中
現場が自分で情報を見つけられず、同じ問い合わせが繰り返し発生していました。
更新ルールが曖昧
古い資料と新しい資料が混在し、どれを参照すべきか判断しづらい状態でした。
提案したこと（支援内容）
課題を解決するために、以下の支援を実施しました。
情報分類の再設計
現場スタッフの利用シーンを整理し、探しやすいカテゴリ構造へ再設計しました。
社内ポータル構築支援
よく使う資料や申請導線をまとめ、現場から迷わずアクセスできる画面を整えました。
更新ルールの策定
資料の管理者、更新頻度、公開手順を決め、情報が古くならない体制を整備しました。
利用定着サポート
説明会と簡易マニュアルで利用を促進し、問い合わせ傾向を見ながら改善しました。
導入後の変化
仕組みの整備により、さまざまな成果が生まれました。
問い合わせの削減
削減
よくある確認をポータル上で自己解決できるように。
情報検索の効率化
短縮
資料を探す時間が減り、現場の判断がスムーズに。
管理部門の負担軽減
改善
問い合わせ対応に追われる時間を減らし、改善業務へ時間を使える状態に。
担当範囲
本プロジェクトにおける当社の支援範囲です。
- 情報整理・棚卸し
- ポータル情報設計
- 申請・資料導線の設計
- 更新ルール策定
- 利用説明資料の作成
- 運用後の改善提案
